Alle touwtjes worden in handen gehouden door de „Bundesgartenschau Koblenz 2011 GmbH“, die speciaal werd opgericht voor de planning, organisatie en afwikkeling van de Gartenschau 2005. Hier bepalen deskundigen en vele helpende medewerkers onder toezicht van een raad van commissarissen hoe de Bundesgartenschau Koblenz 2011 zal worden georganiseerd. De aandelen in de vennootschap zijn voor tweederde in het bezit van de stad Koblenz en voor eenderde in het bezit van de Zentralverband Gartenbau. Daarnaast zijn twee representanten van het bondsland Rheinland-Pfalz in het comité van de raad van commissarissen opgenomen. Naast de raad van commissarissen vormen een aandeelhoudersvergadering en het management van de verantwoordelijke instantie de drie zuilen van de organisatie.
Als ondersteuning voor de werkzaamheden van de verantwoordelijke instantie zorgt een nauw contact met het stadsbestuur voor korte wegen en de noodzakelijke transparantie door middel van een daarvoor speciaal opgericht stedelijk projectbureau. Lezingen, informatieavonden, regelmatige spreekuren voor de burgers en arbeidsgroepen met vertegenwoordigers van de verantwoordelijke instantie dienen in de planningstijd als platform voor ideeën en kritiek van de burgers.